¿Cuántas reuniones de trabajo tenéis cada semana? Todo ello depende de vuestra dedicación profesional, ya que, si trabajáis solos, sin tener que coordinaros con nadie, no podréis responder a la pregunta anterior. Si, por el contrario, formáis parte de una organización más amplia, con una serie de superiores, seguro que estaréis todavía enumerando las últimas reuniones a las que habéis asistido. Estas sesiones brindan un entorno donde los miembros del equipo pueden comunicarse cara a cara, lo que facilita la contrastación de los puntos de vista y su discusión. Así mismo, pueden ser fundamentales en la generación de ideas al permitir que quien participe comparta sus propuestas que pueden generar aspectos innovadores en la materia que se comparte. Una buena discusión puede servir para la toma de decisiones, de manera que los superiores tengan con el debate generado la contrastación de los problemas o de los retos que se plantean.
Uno de los problemas en la gestión es la individualización, esto es, la falta de conciencia de equipo donde cada uno solo actúa sobre su parcela de dedicación, sin tener en cuenta que la consecución de cada persona puede mejorar o ser contrastada con el resto de los elementos de la red en la que se convierte una empresa o una institución. La falta de reuniones laborales reduce la cohesión del equipo y puede desencadenar la ausencia de motivación por sus miembros, ya que la coordinación del grupo fomenta el sentido de pertenencia y la percepción de la importancia en la cadena de cada acción individual. Del mismo modo, las reuniones regulares permiten a los equipos mantenerse al tanto del progreso de los proyectos, localizar algunos desafíos y plantear acciones concretas que garanticen el éxito colectivo. Con estas premisas obvias, sigo sin entender cómo en algunos colectivos, especialmente, de la administración pública, la tendencia de quienes tienen la máxima representación los lleva a no convocar este tipo de sesiones que mejorarían el funcionamiento de su unidad y fomentarían la cohesión de su grupo de trabajo. Tal vez es por falta de tiempo o, lo que puede ser más grave, falta de seguridad en sí mismo, con la prevención de que la disparidad de puntos de vista puede ampliar las opciones de decisión e incluso hacer cambiar la ejecución de la idea prevista. Algo así como “si no pregunto, sigo con mi decisión sean cuales sean las consecuencias”.
Con todo ello, un exceso de reuniones de trabajo puede tener consecuencias opuestas a las diseñadas en su convocatoria, más todavía si no se saben dirigir y se eternizan en el tiempo. Tuve una vez un superior de quien aprendí que la sesión de reflexión en grupo no debe superar una hora de tiempo; a partir de ese momento, las divagaciones y las impresiones excesivamente personales desenfocan la atención en el punto debatido y agotan a los asistentes a la convocatoria. He tenido otros responsables que, por el contrario, no han sabido concentrar la reflexión y quienes formábamos parte hemos tenido la percepción de haber perdido el tiempo tras tres o cuatro horas de debate continuado sin la obtención de resultados concretos. Es cuando surge la frase “nos tendremos que ver otro día”, con la cual, no os mentiré, una leve sonrisa se ha esbozado en mi rostro. Una reunión mal dirigida puede incluso desmotivar a los empleados y afectar a su compromiso con la causa, un hecho que empeora si además provoca el desgaste de las relaciones interpersonales, en tanto que las propuestas defendidas son denostadas por su líder o incluso por algunos miembros de la organización. Sin una reunión efectiva, la toma de decisiones posteriores se ralentiza e incluso puede conducir a una acción negativa para la unidad de la cual se forma parte.
Por este motivo, me llamó la atención un artículo de la publicación digital Genbeta dedicada a seguir la actualidad del mundo de la programación de Internet donde se recordaba que el creador de empresas como Apple, Steve Jobs, apuntó a las reuniones de trabajo como uno de los mayores enemigos de la productividad. El norteamericano destacaba que “todos necesitamos tiempo para el trabajo individual ininterrumpido”. Como una especie de visionario, dejó muchos consejos que aún hoy son referencia para otros emprendedores y empresarios en publicaciones como No me arrepiento de casi nada (2023) (que se puede descargar libremente en su archivo personal). Uno de ellos es la potenciación del genio creador individual sin las ataduras de unos superiores que pierden el tiempo frenando la acción de cada miembro de su equipo y sin estar a la altura de las circunstancias. Así, afirmaba que “las reuniones nos roban tiempo individual y la productividad de nuestros ingenieros se resiente”. Uno de sus peculiares consejos era la de concentrar en un mismo día las irremediables reuniones de trabajo, de manera que el resto del tiempo era de absoluta libertad para sus asalariados. De lo contrario, la concentración se perjudicaba y agotaban a sus participantes. Sea como sea, entre la propuesta radical de Jobs y la realidad de nuestro entorno, quienes tienen la posibilidad de hacer este tipo de convocatorias deberían adaptarse a la realidad de su unidad y organizarlas siempre que sean positivas para su grupo. De lo contrario, seguiremos llenando espacios de nuestra agenda que nada tendrán que ver con los auténticos objectivos de nuestro colectivo.
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